La verbalizzazione degli interventi in assemblea dei singoli condomini – Avv. Marco Ribaldone

In epoca molto recente il Tribunale di Roma è stato “investito” di una questione che ha grande rilevanza pratica nella vita quotidiana dei condominii.

Si tratta della verbalizzazione delle assemblee, sotto lo specifico profilo della possibile / legittima / opportuna allegazione – su istanza di uno o più condomini – al verbale di documenti che sono stati elaborati dai condomini fuori assemblea, in vista della riunione stessa

 

I termini della questione

 

Schematicamente:

• l’assemblea viene convocata per discutere e deliberare su una questione piuttosto rilevante.

Si pensi – è solo un esempio – a un intervento di manutenzione straordinaria;

• il condomino Rossi intende partecipare all’assemblea e, volendo dare un contributo significativo al confronto interno alla compagine condominiale, si prepara per tempo, informandosi e documentandosi sul tema all’ordine del giorno;
• per essere sicuro che il “distillato” di tale sua attività preparatoria sia compiutamente e integralmente trasmesso ai condomini, predispone una comunicazione scritta in cui riporta tale “distillato”;
• in assemblea, il condomino Rossi espone a voce le sue considerazioni, ma chiede – per sua tranquillità circa l’effettiva comunicazione all’assemblea e al fine di lasciare traccia del suo intervento – che il documento scritto da lui elaborato venga allegato al verbale.

 

Queste sono le domande a cui dare risposta:

• il condomino Rossi ha diritto a tale allegazione al verbale?
• se si decide – si dirà infra sulla “paternità” di questa decisione – di non allegare il documento al verbale, questa decisione è legittima?
• oppure deve ravvisarsi una qualche lesione dei diritti del condomino Rossi, idonea a rendere la delibera invalida?

 

Il quadro normativo

 

Le disposizioni che “entrano in gioco” sono essenzialmente due:

• l’art. 1136, ultimo comma, cod. civ. [“Delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore”]
• l’art. 1130, n. 7), cod. civ. [“Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate (…) le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta”].

 

La sentenza Tribunale Roma 15.3.2021 n. 4542

 

In questo contesto fattuale e in questo scenario normativo è intervenuta la recentissima pronuncia del Tribunale di Roma.

Vale la pena di riportare i due “passaggi” rilevanti della motivazione:

• “(…) in assenza di diversa previsione normativa (v. art. 1136 cc), la verbalizzazione deve potersi ritenere correttamente effettuata anche nella forma sintetica cosicché le dichiarazioni unilaterali e le richieste non vanno riportate bela loro interezza a verbale ma solo nei limiti in cui esprimono la volontà del condomino e siano sufficienti per rappresentare quanto affermato dal partecipante che deve essere messo in condizione di poter rappresentare nel consesso assembleare le proprie argomentazioni per poterne discutere con gli altri partecipanti”
• la mancata allegazione al verbale di uno scritto elaborato dal singolo condomino sarebbe idonea a rendere la delibera illegittima “solo nel caso in cui si dimostri che venga impedito al partecipante di esprimere le proprie argomentazioni quale contributo alla discussione ovvero se la forma riassuntiva del verbale non abbia consentito di rappresentare compiutamente la volontà del condomino”.

 

Il ragionamento del giudice capitolino può anche essere riferito così:

1. ciò che avviene in assemblea deve essere riportato nel verbale della riunione;
2. la verbalizzazione deve essere chiara e completa, ma sintetica;
3. quanto sub a) e b) significa, in buona sostanza, che le dichiarazioni del singolo condomino devono – a condizione che il condomino stesso ne faccia richiesta – essere riportate nel verbale in maniera sintetica, ma fedele e sufficientemente chiara e completa da far sì che il contenuto sostanziale dell’intervento del condomino in assemblea possa essere compreso appieno da chiunque legga il verbale;
4. se le condizioni sub d) sono soddisfatte, è legittimo rifiutare che il documento elaborato dal singolo condomino venga allegato al verbale come sua parte integrante;
5. se, invece, tali condizioni non sono soddisfatte, allora il condomino può lagnarsi della mancata allegazione in quanto la stessa “si traduce” in una violazione del suo diritto di condomino ex 1130, n. 7), cod. civ. a che le sue dichiarazioni – id est, il suo contributo alla discussione e alla formazione della volontà assembleare – siano riportate e, quindi, restino a futura memoria;
6. la doglianza sub e) si sostanzia in un vizio di validità della delibera, che – in ossequio al ben noto insegnamento di Cass. SS.UU. 7.3.2005 n. 4806 [secondo cui “debbono (…) qualificarsi annullabili le delibere (…) affette da vizi formali ..”] – deve essere ritenuta annullabile.

 

Considerazioni finali

 

Chi scrive ritiene che la pronuncia Tribunale Roma 15.3.2021 n. 4542 sia condivisibile:

• in effetti, è giusto – oltre che in linea con il dettato normativo – che le dichiarazioni del condomino siano verbalizzate e che questa verbalizzazione sia adeguata a quanto il condomino ha effettivamente detto;
• si pensi, al riguardo, alla necessità di tutelare i condomini assenti e il loro diritto di essere debitamente informati di ciò che è accaduto in assemblea;
• si pensi anche all’importanza di questa verbalizzazione in vista e in funzione di una futura eventuale impugnazione.

Il condomino, il quale intenda impugnare una delibera che ritiene contraria alla legge o al regolamento di condominio, può avere un autentico e sostanziale interesse a che le sue dichiarazioni possano un domani “pesare” in causa;

• quanto il Tribunale Roma statuisce sulla allegazione del documento al verbale appare coerente con la normativa sulle assemblee, con la ratio della verbalizzazione e con l’esigenza di tutela dei diritti dei condomini.

In effetti, se le dichiarazioni del condomino sono verbalizzate in misura e maniera adeguate, allora non c’è ragione che il suo elaborato sia allegato al verbale.

 

Detto tutto questo, però, non si può negare la circostanza di diritto che, se non è obbligatorio, allegare un documento al verbale non è neanche vietato, né la circostanza fattuale che, in concreto, si fa spesso ricorso alla “tecnica” della allegazione del documento al verbale.

Lo si fa quasi sempre per praticità, al fine di evitare verbalizzazioni troppo lunghe, impegnative e, in ultima analisi, noiose.

Attraverso questa allegazione del documento si dà soddisfazione al condomino, che di tale documento è autore, e sicuramente si rispetta il diritto all’informazione dei condomini assenti. Per effetto della allegazione, infatti, nessuno potrà eccepire che l’intervento del condomino Rossi non sia stato riportato in maniera adeguata.

Tutto questo porta a dire che talvolta l’allegazione del documento deve essere ritenuta opportuna e apprezzata: si evita di essere troppo dispersivi in assemblea e non si arreca pregiudizio ai diritti di nessuno.

Detto altrimenti: allegare al verbale un documento elaborato da un condomino è possibile e di sicuro non ha controindicazioni.

 

E’ sicuramente preferibile che tale allegazione avvenga – e venga verbalizzata – secondo uno “schema” piuttosto preciso:

• il condomino riferisce all’assemblea di avere preparato un documento per illustrare il suo punto di vista e dare il suo miglior contributo al confronto e alla discussione e, quindi, al voto;
• lo legge (o almeno lo sintetizza) ai presenti e chiede che, per chiarezza, completezza e opportunità, esso venga allegato al verbale;
• l’assemblea prende atto di quanto sopra e nessuno dei presenti fa emergere una posizione contraria alla allegazione.

 

Se e quando, invece, una simile posizione contraria venisse espressa, allora il Presidente dell’assemblea dovrebbe chiamare i presenti a esprimere formalmente il loro voto in ordine alla allegazione del documento e dal verbale dovrebbe risultare chi ha votato a favore e chi ha votato contro.