Condominio – i punti deboli della trasmissione del verbale di assemblea via e-mail – Avv. Marco Ribaldone

Una recentissima pronuncia del Tribunale di Novara – è la n. 378 del 25.5.2021, in condominioweb.com del 3.6.2021 – offre il pretesto per alcune considerazioni sui punti deboli e sui rischi della trasmissione del verbale via e-mail ordinaria.

I fatti

I fatti portati all’attenzione del Tribunale di Novara possono essere schematicamente riportati così:

  1. un Condominio tiene un’assemblea straordinaria;
  2. l’amministratore trasmette il verbale a tutti i condomini – e, quindi, anche a quelli assenti – via e-mail;
  3. nel farlo, utilizza la posta elettronica ordinaria e non ricorre a strumenti come la conferma di ricezione e/o la conferma di lettura;
  4. poco più di due mesi dopo, l’amministratore trasmette nuovamente il verbale, questa volta via P.E.C.;
  5. il condomino Rossi, assente, impugna la delibera come sopra assunta, chiedendone l’annullamento;
  6. nel costituirsi e difendersi, il Condominio eccepisce la tardività – e la conseguente inammissibilità per sopravvenuta decadenza – dell’impugnazione del Sig. Rossi;
  7. quanto sopra sulla base del rilievo che l’atto introduttivo della causa di impugnazione, sebbene notificato entro i trenta giorni dalla data di trasmissione sub d), era però stato notificato dopo il decorso dei trenta giorni dal termine sub b) e, cioè, troppo tardi rispetto alla prima – ed effettiva – trasmissione del verbale.

I termini della questione

Schematicamente:

  • la questione rilevante, che viene qui presa in esame, è quella della modalità di trasmissione del verbale ai condomini assenti;
  • si tratta di una questione di non secondaria importanza: se, infatti, l’impugnazione deve essere proposta – così recita l’art. 1137 cod. civ. – “nel termine perentorio di trenta giorni” e questo termine, per i condomini assenti, “decorre (…) dalla data di comunicazione della deliberazione”, per valutare la tempestività / tardività dell’impugnazione è essenziale individuare con certezza il momento della trasmissione del verbale;
  • il Condominio è gravato del relativo onere probatorio: spetta, cioè, al Condominio dimostrare la – per usare ancora le parole del legislatore – “data di comunicazione della deliberazione”;
  • in quest’ottica, diventa essenziale capire se e fino a che punto l’e-mail ordinaria risponde a quanto prevede la legge in materia di prova;
  • detto altrimenti: un messaggio di posta elettronica ordinaria è idoneo a provare il fatto storico della sua stessa trasmissione e, quindi, anche la relativa data?

La giurisprudenza

Il Tribunale di Novara richiama e fa suo l’insegnamento di Cass. 14.5.2018 n. 11606: “In tema di efficacia probatoria dei documenti informatici, il messaggio di posta elettronica (cd. e-mail) costituisce un documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti che, seppure privo di firma, rientra tra le riproduzioni informatiche e le rappresentazioni meccaniche di cui all’art. 2712 c.c. e, pertanto, forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate se colui contro il quale viene prodotto non ne disconosca la conformità ai fatti o alle cose medesime”.

In sostanza, il ragionamento è questo:

  • il messaggio di posta elettronica ordinaria è una riproduzione informatica di atti, fatti e dati;
  • tale messaggio forma – per usare le parole del codice civile, art. 2712 – “piena prova dei fatti e delle cose rappresentate”;
  • tuttavia, se il soggetto, avverso il quale il messaggio è prodotto, “disconosce la conformità ai fatti o alle cose” di quanto rappresentato nel messaggio, allora l’efficacia probatoria di questo “si azzera”, con la conseguenza che la parte gravata degli oneri probatori deve assolverli con altri mezzi.

Il Tribunale di Novara ha preso questi principi generali e li ha “inseriti” nello specifico contesto della trasmissione del verbale di assemblea, “traducendoli” concretamente così:

  • il condomino assente, negando di aver ricevuto l’e-mail con il verbale di assemblea, contesta e disconosce il duplice fatto storico, che quel messaggio di posta elettronica rappresenta, e cioè l’invio del verbale e la data di tale invio;
  • questa contestazione fa venir meno ex 2712 cod. civ. l’efficacia probatoria dell’e-mail, con la conseguenza che quel messaggio non prova che il Condominio abbia trasmesso al condomino assente il verbale e che lo abbia fatto in quel determinato giorno;
  • tale venir meno dell’efficacia probatoria è riconducibile anche alla circostanza che il messaggio non era “accompagnato” da un’attestazione di avvenuta lettura o anche solo da un’attestazione di avvenuta consegna e che alla sua trasmissione non aveva “fatto eco” un qualsivoglia messaggio di riscontro da parte del destinatario.

Considerazioni finali e di sintesi

La vicenda e la “lettura” che ne ha dato il Tribunale di Novara inducono a una riflessione:

  • a differenza che per l’avviso di convocazione, il legislatore non ha dettato alcuna prescrizione circa le modalità di trasmissione del verbale;
  • questa trasmissione, tuttavia, è importante perché da essa inizia a decorrere il termine per l’impugnazione della delibera da parte dei condomini assenti;
  • nulla vieta di inviare il verbale a mezzo della posta elettronica ordinaria;
  • questa, tuttavia, non dà alcuna certezza in ordine ai risvolti probatori dell’eventuale giudizio di opposizione: se il condomino, il quale impugna la delibera, contestasse la ricezione del verbale, l’esistenza del solo messaggio di posta elettronica ordinaria non permetterebbe al Condominio di assolvere l’onere probatorio reso necessario da tale contestazione;
  • questo “travolgerebbe” la possibile linea difensiva del Condominio incentrata sulla decadenza del condomino dal diritto di impugnazione.

Tutto questo porta a concludere che l’amministratore deve essere molto cauto quando trasmette il verbale ai condomini assenti e adottare, a tale scopo, uno strumento idoneo a dare la prova dell’avvenuta consegna – lettera raccomandata A.R., P.E.C., consegna a mani del condomino con firma per ricevuta – o, quantomeno, acquisire ulteriori elementi – attestazione di avvenuta consegna, attestazione di avvenuta lettura, conferma anche solo verbale della ricezione da parte del destinatario – idonei a “corroborare” la valenza probatoria del messaggio di posta elettronica ordinaria.

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